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打、接电话的艺术         ★★★
打、接电话的艺术
作者:解峻 文章来源:江苏企商在线 点击数: 更新时间:2015-08-04 10:08:13 

联系篇之二

                 

    打或接电话,是商务人士的一项基本功。在商务活动中,无论是打或接听电话,同样要注意尊重的艺术。一般来说,打或接听电话由通话的时空选择、通话内容和通话态度三个要素构成。哪一个要素把握不好,就有可能影响此次通话的质量,甚至会影响彼此之间的信任与合作。
 

    在打电话时,重点要注意把握以下3条。

 

    一是要选好时间。如非重要的事情,尽量避开受话人休息、用餐的时间。考虑对别人生活安排的尊重,最好别在节假日打扰对方。即使认为在必要时的通话,也应礼貌地询问“现在说话方便吗”?二要表明身份。在一开始通话时,就先做自我介绍,不要让对方去“猜一猜”而感到为难。三要掌握通话时间。打电话前,最好先想好要讲的内容,说清楚联系落实的事项。必要时还可以准备一个小提纲,以便节约通话时间,不要现想现说。

 

    接电话时同样要注意把握好3条。

 

    一是及时接听电话。一般来说,电话铃响两遍就接,不要拖延时间。拿起呼筒的第一句话先说“您好”。如果电话铃响过四遍后,应向对方表示“对不起,让您久等了”。这是有礼貌的表示。二是配合好别人。接听电话时,要把耳朵贴近话筒,仔细倾听对方的讲话。同时注意自己的嘴与话筒保持4厘米左右距离,以使发出去的语音更加清晰。为了表示在认真听对方说话,应有适时的反映,如“是,是的”、“好,好吧”等。当然,回应语一定要根据对方的身份、年龄、场合等具体情况,用得恰到好处。否则,会适得其反。三是适时放下话筒。一般情况下,在对方挂电话之后,自己再将话筒轻轻放好。注意不要提前放下话筒,尤其是将话筒重重的搁下。

 

    要知道,无论是打电话还是接电话,当拿起电话听筒的时候,一定要面带笑容。因为笑容不仅表现在脸上,它也会隐藏在声音里。如果绷着脸,声音马上就会变得冷冰冰的。在打、接电话的时候,吐词要清晰,说话声音不宜过大或过小。更不能在嘴里叼着香烟,或嚼着口香糖。这些是对别人的尊重,更是自己形象的体现。


    还有一点友情提示:有必要时,手边要准备好纸笔,便于随时记录有用的信息哟!


文章录入:华军    责任编辑:xiejun 
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